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新馆搬迁怎么搬?来看看江苏宜兴档案史志馆的经验
发布时间:2023-02-26 09:44:47
2021年8月20日,江苏省宜兴市档案史志馆新馆顺利竣工验收。
经过多次搬馆会议和操作演练,2021年10月12日,档案搬迁工作正式启动。在查档服务不中断的前提下,实际搬运37天,搬迁档案1347822卷/件(642738卷、705084件),共计181车次、11732箱,参与搬运人数546人次。全程实现档案无遗漏、无损坏、零失误、零差错。
2022年1月4日,新馆正式开馆。
宜兴市档案史志馆
1.整体流程把握
2021年8月5日,召开第一次搬迁会议。讨论确定搬馆工作计划,重点梳理搬馆原则目标、启动时间、进度安排、档案安全等。
开馆搬迁,查档不中断
依托档案数字化工作成果,在旧馆提供查档服务;搬档过程中,通过流水号全程定位档案;保障群众查档权益,实现新旧两馆查档服务无缝衔接。
先慢后快,团队有协作
前期:练好“绣花”功夫,促进
本馆人员内部磨合、
搬运公司人员内部磨合、
本馆人员与搬运公司人员分工合作。
前两天平均每天260箱。
后期:打好“硬仗”,完善搬运方式,磨合团队协作。
后期平均每天317箱,最高达450箱。
精准有序,人档两安全
“档”安全:
搬运前进行人员培训,采购手套、口罩等防护工具,加强档案保护意识。
划分搬运节点,下架、装车、运送、下车、电梯、上架各点专人负责,保证搬运中档案不离视线。
收工前保证所有装箱档案进库房,库房之外没有档案。
时刻关注天气情况,坚持雨天不搬档案。
“人”安全:
搬运车辆粘贴明显的档案搬运标志,
确定搬馆交通路线,不逆行、不急转。
车辆装卸时摆放三角锥路障。
设置机动组,进行岗位轮换,合理分配搬运量。
时间节点与进度
计划搬馆时间:
2021年10月中旬—12月中旬
(此时秋高气爽,天气连续晴朗干燥)
每周休息1天,预计搬运52天。
以搬馆时间为节点,倒计时安排档案清点统计、新馆密集架安装、设备调试、库房保洁、搬运公司招标等工作。最终实际搬运37天,比原计划提前15天完成。
2.重点问题梳理
面临三大挑战:
一是档案存量大。包含文书、会计、图书、实物档案等共计1347822卷/件,排架总长度达9264米。
二是同一全宗档案分散。现有馆藏档案按照档案类型与保管年限上架,导致同一全宗档案分散于多个库房。
三是库房分散多处。分布于档案史志馆、党史陈列馆,存在多场馆、多楼层、多库房、无电梯的情况。
前期准备工作的重点,就是对馆藏档案进行梳理,确定新馆上架位置与方式,即解决好 “哪些上架、如何上架、谁来上架”的问题。
上架内容
2020年10月起,保管利用科成立专项工作小组,登记馆藏档案位置、测量其长度。(测量得文书档案3198米,专门档案5198米,科技档案121米,特殊载体档案40米,珍贵档案83米,图书402米, 期刊222米)
馆藏档案资料排架情况测量登记表
馆藏档案资料排架长度汇总数据表
做好馆藏档案排架情况测量登记工作。测量表按“全宗—目录”排序,实际搬运时按照测量表登记位置定位档案,编写大流水号,按流水号进行档案搬运上架。
上架方式
对新馆库房进行划分,
1楼:专业档案,
2楼:文书档案,
5楼:会计凭证、图书、特藏。
设置一个上架组,只用一辆搬运车,只开一个上架口,保证档案上架井然有序。
按照“全宗—目录”的顺序依次上架,全宗或目录变化时空开一档,保证现有馆藏档案全部按序排列,提高新馆库房利用率。
上架之后同步编写位置索引。
上架人员
本馆人员:全程监督引导,保证搬馆质量。
搬运公司人员:负责搬运,保证搬运速度。
开展准备工作
1.明确搬迁人员
一是成立档案搬迁领导小组。
档案史志馆馆长→组长,统筹领导搬迁工作。
3位副馆长→分工负责档案出库、运输、入库、上架工作。
二是成立搬迁小组。
成员:保管利用科4人+数字化中心9人。
采用轮岗制,分散下架组、上架组的工作压力。
设3名机动人员,保障搬馆顺利推进。
三是通过社会公开招投标确定搬运公司,搬馆前开展档案安全培训。
2.准备搬迁工具
周转箱
馆内密集架一档尺寸为85×26×37cm,按照“一档一箱”打包原则,根据清点的排架长度预计共需1.2万箱。
考虑到馆藏档案数量多、重量大,综合考虑尺寸合适度、材料承重性、价格、可循环次数等因素,经过多个样品比对、试验,最终选择性价比高的装具——塑料周转箱。
尺寸:80×50×40cm
优势:承重高、易搬运、可循环利用
实际购买300只,每只66元,搬运11732箱次,平均每个周转箱重复利用39次,成本降低至1.7元/箱,且无一损坏,将来可继续使用,符合搬馆预算。
平板推车
结合周转箱尺寸、走廊宽度、密集架间距,定制平板推车,方便周转箱运输上车,解决档案分散于多库房的难题。
车辆
根据周转箱尺寸确定运输车辆,采用小型货车,一车恰好放置75箱。可三面装卸,提高档案运输效率。加盖篷布,绑绳固定,保障运输过程中档案安全无遗漏。雨天停止搬馆,保障档案安全,同时进行人员休整。
办公与防护用品
购买手套、口罩等防护用品,便利贴、记号笔、胶带、剪刀等文具。此外,根据上架方式,按照“全宗—目录”的顺序,制作下架表、出库单、上架表等搬迁表格及周转箱标签。
下架表
出货单
上架表
周转箱标签
启动档案搬迁
搬迁工作中设置4个小组,分别为下架组、运输组、上架组、机动组,如表所示。除机动组外,每组由档案史志馆人员与搬运公司人员共同组成,由档案史志馆人员负责业务指导。
人员分工表
1.下架
下架工作的重点在于,同一全宗下的档案分散在多个库房中,负责人需严格按照排架测量登记表上的“全宗—目录”顺序,在多个楼层、库房间准确定位到档案,编写流水号,保证之后的上架工作有条不紊。
填写标签
按照排架情况测量登记表中“全宗—目录”的顺序,定位档案,填写标签,标签内容包括流水号、全宗、目录、起止卷号,粘贴在对应密集架处。
下架档案
根据标签流水号,找到对应需要下架的档案,按照一档一箱原则,有序放置到周转箱中,并将标签从密集架撕下粘贴至周转箱上。装箱之后,在下架表中填写该目录档案对应的流水号、起止卷号,保证档案在装箱期间可定位、可追溯。
出库登记
根据标签流水号,按顺序将周转箱运至大厅,填写出库单,移交装车人员。
2.运输
运输工作的重点在于,确保档案安全与人员安全,尤其是档案在运输过程中无遗漏、无损坏,按顺序排列在指定库房中等待上架。
装车登记
根据标签流水号,按顺序将周转箱装车,装车负责人核对出库单并签字,移交跟车人员。
跟车运输
跟车人员携带出库单跟车押运,严格遵守交通规则,保障档案安全抵达新馆。在出库单上签字,移交接车人员。
接车核对
运输车辆抵达新馆后,接车人员清点核对出库单,签字存档。按顺序将档案运送至对应库房,等待上架。
3.上架
重点在于确保档案按照顺序上架,无遗漏、无乱序。上架是体力消耗最大的环节,要注重科学分配工作量,及时进行人员轮换休整。
核对标签
根据标签信息,清点周转箱中档案全宗、目录、起止卷号,负责人核对正确后签名保存标签。
上架档案
核对标签后,利用小推车将该箱档案送至上架处,按流水号顺序上架。全宗或目录变化时空开一档接续上架。
编写索引
一个目录上架完成后,及时编写位置索引。
位置索引表
4.机动
人员轮岗
搬馆时间长、任务重,机动组要熟悉掌握各环节工作,及时与其他人员进行轮岗。
其他任务
部分老旧档案重新装盒;
部分图书使用新馆消杀设备进行消毒、杀虫。
几点思考
档案搬迁工作时间紧、任务重、难度大,搬迁工作顺利完成离不开:
准备工作精准细致,
新馆规划科学合理,
全体人员团结合作。
1.立足全局统筹规划
档案搬迁是新馆整体搬迁的第一步,这就要求档案搬迁须立足全局,在清点现有馆藏档案的基础上,科学规划新馆档案保管方式,创新发展档案利用。
整合馆藏资源
现有馆藏档案按照档案类型、保管期限进行划分,且因档案年代久远、分批多次进馆,导致同一全宗或目录分散于多个库房,增加了档案保管与调卷的难度。新馆按照“全宗—目录”的顺序上架,重新整合资源,将同一全宗下的档案归置在一起,便于今后档案清点、利用。
档案全程可追溯
档案全程实现可追溯、可定位,保证档案搬运无遗漏、无乱序,同时满足档案查询服务中的调卷需求。
未下架档案,可通过清点表查询档案位置;
已装箱档案,可通过周转箱标签查询;
已上架档案,可通过新编位置索引查询。
可以及时响应群众查档需求,实现新旧两馆调卷无缝衔接。
2.凝心聚力团结协作
成立领导小组
馆领导班子成立领导小组。
前期准备阶段:召开多次会议集体商量,征集多方意见,系统规划档案搬迁的目标任务、重要节点、搬迁方案、人员分工等内容。
模拟演练阶段:亲力亲为参与周转箱采购试用、搬迁路线设计、档案上架模拟等流程。
实际搬运阶段:带头示范参与各个环节,修正搬迁方案,改进搬运工具。
确立牵头部门
牵头部门:保管利用科(全程负责)。
前期:设计搬迁方案、清点馆藏库存;
后期:监督档案搬运、指导有序上架、磨合分工协作、处理突发情况;
加班加点高质量提前完成档案搬迁任务。
在新馆采用新上架规则的情况下,全程严谨细致定位档案,引导旧馆多库房顺序下架,做到档案不离视线,实现无乱序、无损坏、零失误。同时,坚持查档服务不中断,专人负责窗口接待,一如既往为群众提供查档服务。
做好日常工作
其他科室在做好日常工作的同时,为保管利用科分担其他馆内任务,如创建文明城市志愿工作、防疫工作等,助力保管利用科集中力量做好档案搬迁工作。
3.因地制宜开发工具
周转箱数量多且沉重,实际搬馆过程中,需解决如何在楼层之间、密集架之间高效搬运的问题。在多次尝试之后,馆人员与搬运公司因地制宜、大胆尝试,匹配到最佳工具。
楼梯间滑板
旧馆库房分布于3层楼且无电梯,高层档案尝试用吊机将周转箱吊至1楼。楼梯间直通地下室,而装车地点在1楼,当吊至1楼时,周转箱处于悬空状态,需要两名工作人员拉至1楼地面,效率低且存在安全隐患。
后改为楼梯间滑板运输,做好减速、防撞措施,在转角平台设专人负责接应,提高档案下楼速度。
库房内小推车
用人力将周转箱搬至密集架前地面,存在搬运速度慢、操作空间小、耗体力、效率低的问题。后改为用小推车运输,由专人将周转箱抬至小推车上,推至上架处,缩短上架距离,减少体力支出。小推车按顺序排列形成流水线,提高上架速度。
作者单位:江苏省宜兴市档案史志馆
图片来源:作者提供
文章来源:《中国档案》2023年第1期
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